Arbeidsoppgaver Administrativ leder

Administrativ leders overordnede ansvar

Adm leder er i tittelen ansvarlig for den daglige ledelsen av klubben. Dette innbefatter både
driftsoppgaver, samt utviklingsoppgaver som er bestemt av styret.

Adm leder skal ikke utføre alle oppgaver selv, men skal påse at viktige oppgaver blir godt
organisert, planlagt og gjennomført av ansvarshavende. I dette ligger det å sørge for at ansvar for oppgaveutførelsen er plassert, og at oppgaven gjennomføres rettidig og i tråd med styrets føringer. Oppgaver beskrevet med ordlyden ”påse” innebærer et slikt ansvar. Det er en betingelse at styret har personer plassert i de forskjellige arbeidsområder og posisjoner for at dette kan gjennomføres.

Adm leder har fullmakt til å organisere klubbens oppgaver slik han mener er best, men styret skal orienteres og områdeansvarlig i styret bør forespørres hvis det kan være usikkerhet om denne kan ha innspill. Råd fra styret bør følges så langt det anses forsvarlig.

Adm leder har i samarbeid med styret, ansvar for klubbens resultatoppnåelse ifht.:

  • God og sunn økonomistyring
  • God og sunn organisering av klubbens driftsoppgaver,
  • herunder regnskap, samt fordeling av halldugnader og kioskdrift.
  • Merkevarebygging, dvs. markedsføring og
  • plassering av Asker SK Håndball i lokalbefolkningens bevissthet
  • Effektiv og god kommunikasjon mot
  • samarbeidspartnerne; NHF, kommunen og Asker Skiklubb
  • Effektiv støtte for bidrag til klubbutviklers
  • oppgaveutførelse og suksess


Løpende oppgaver

Klubbens økonomi:

  • Dagligmottak av inngående fakturaer.
  • Kontering av fakturaer og innlegging i bank
  • Viderefakturering av bilag til lag mm.
  • Føring av «skyggeregnskap» i den grad dette er nødvendig for å opprettholde god kontroll
  • på økonomien.
  • Kontakt med Leverandører vedrørende avtaler/innkjøp/betaling
  • Foreslå prioritering av betaling av alle fakturaer og andre fordringer
  • i forhold til hvor mye som er disponibelt på konto.


Medlemsregister:

  • Påse god organisering og tilrettelegge for at oppmenn løpende innmelder endringer for ajourhold av medlemsregister
  • Påse organisering av opplæring og service vedrørende WEBOrg ovenfor oppmenn som bidrar til ajourhold av medlemsregister
  • Ajourføring av medlemsregister.
  • Ajourføre lagsoppsett for aktivitetsavgifter.
  • Oppdatere med nye priser for neste sesong så snart isse er mottatt av økonomiansvarlig i styret.
  • Holde lagene oppdatert over registrerte spillere i lag og hvem som har betalt/ikke betalt
  • Videreføre til Debet.no for purring av dårligere betalere.
  • Sørge for at regnskapsavdelingen i ASK blir holdt ajour med innbetalinger fra Debet.no


Arrangement:

  • Påse god organisering og drift av kiosk i Leikvoll
  • Påse innkjøp av forbruksvarer
  • Påse at styreutnevnt arrangementansvarlig/utvalg følger opp arrangementene i hall
  • Påse at ansvarlig lag leverer rett oppgjør i tide.
  • Påse at det blir markedsføring/salg av håndballgruppens egne profilprodukter i kiosken.


Marked:

  • Arbeide for å få inn sponsorer
  • Samarbeide med ASK om felles sponsorer/informasjon om egne sponsorer.
  • Løpende oppdatering av generelle nyheter på www.askerhandball.no
  • Påse at korrekt draktprofil opprettholdes for bredde og satsing
  • Sørge for at rutiner for trykking av drakter hos Asker Profil etableres og følges.


Kontakt med håndballforbundet:

  • Håndtering av spilleroverganger
  • Håndtering og videreformidling av alle mail fra forbundet (i kontortiden)
  • Følg med på NHF sine websider og send ut relevant info til styre, trener og oppmenn
  • Håndtering av klager
  • Påse at lag blir påmeldt til serie og cup


Treningstider:

  • Påse at sportslig ansvarlig i styret utarbeider søknadsskjema for fordeling av treningstider (sommer + sesongen + arrangementer). Bistå dem etter behov.


Kontakt med lagene:

  • Være tilgjengelig på mail og telefon for lagsapparatet i kontortid for bistand
  • Besvare henvendelser mottatt utenfor kontortid straks ved kontortid
  • Påse at oppmannsmøter gjennomføres iht. plan, og bistå styrets ansvarlige (nestleder) med organisering.
  • Ansvarlig for oppdatering/vedlikehold av oppmenn/lagleder- og treneroversikter på nettsiden.
  • Løpende ajourhold av www.askerhandball.no


Hjemmesiden:

  • Ansvar for at oppdatering av hjemmesiden om saker av generell interesse. Lagene har selv ansvar for oppdatering av lagsaktuelle saker; påse at lagene gjennomfører dette.
  • Planlegging & gjennomføring av ønskede kurs vedrørende bruk av WEB Org.


Kontakt med kommunen:

  • Kontakt med kommunen om fordeling av halltid og bestilling av haller for arrangement. Påse at sportslig ansvarlig i styret gjør den endelige fordelingen til lagene.
  • Håndtere henvendelser til/fra kommunen.
  • Kontakt med vaktmestertjenesten vedrørende drift og vedlikehold av hallene.
  • Gjennomføre regelmessige møter med vaktmester hvor det tas opp driftsmessige forhold og utviklingssaker i tråd med styrets strategi og handlingsplan.
  • Delta på møter i kommunens regi.


Styret:

  • Organisere styremøte en gang per måned. Avklare agenda med styrets leder i god tid før innkalling.
  • Saksoppfølgning
  • Planlegging & gjennomføring av Årsmøte
  • Ansvar for arkiv
  • Skrive rapport fra Daglig leder en gang i måneden


Andre generelle administrative oppgaver:

  • Organisering av halldugnader og løpende driftsoppgaver, herunder oppgaver som tildeles lagene.
  • Påse god organisering av Håndballskolen & Loppetassen, og lignende
  • Påse god organisering av Asker Cup & Asker Mini Cup (2-4 ganger i året sammen med ansvarlig person)
  • Ansøkninger av offentlige midler
  • Påse at politiattester sendes Asker Skiklubb.
  • Løpende kontakt med G-Sport
  • Løpende kontakt med Asker Skiklubb (ASK)
  • Løpende kontakt med andre Håndballklubber
  • Påse at artikler til ASK Klubbavis blir levert (5 ganger i året)
  • Post (i kontortiden)